Análisis y diseño de puestos.

La actividad del departamento de personal se basa en la información disponible sobre los puestos que hay en una organización. Los  puestos de trabajo son  la esencia misma del grado de productividad  de una organización. Si estos están bien diseñados, los objetivos de la empresa se realizaran eficientemente. De otra manera la producción se verá afectada, y no se cumplirá con los objetivos.

         La información disponible en la base de datos que se tiene sobre los puestos es de esencial importancia para el éxito del departamento  de recursos humanos  además de ser necesario para  los ejecutivos de la empresa en el proceso de toma de decisiones. Si el departamento  de personal carece de esta información, difícilmente podrá rediseñar un puesto, reclutar nuevos empleados, capacitar a los actuales, determinar niveles adecuados de compensación y cumplir muchas otras funciones.

         La información acerca de los puestos y los requisitos para llenarlos se obtiene mediante un proceso llamado análisis de puestos, en el que la información sobre diferentes trabajos se obtiene de manera sistemática, se evalúa y organiza. Estas labores son realizadas por analistas de puestos, y su trabajo consiste en obtener datos de todos los puestos de trabajo que existan de la organización.

La información que se obtenga es de gran importancia porque influye en la mayoría de las actividades de recursos humanos.

Principales actividades gerenciales vinculadas con la información sobre análisis de puestos:

1.- Compensar de manera equitativa a los empleados.

2.- Ubicar al personal en puestos adecuados.

3.- Determinar niveles realistas de desempeño.

4.- Crear planes de capacitación y desempeño.

5.- Identificar candidatos adecuados para las vacantes actuales.

6.- Planear las necesidades de capacitación de recursos humanos.

7.- Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.

8.- Evaluar la manera en que los cambios del entorno afectan el desempaño del personal.

9.- Eliminar requisitos y demandas innecesarias mediante la racionalización del proceso.

10.- Conocer y evaluar las necesidades reales de recursos humanos de la empresa.

Obtención de información para el análisis de puestos.

Antes de comenzar  a recopilar la información sobre puestos específicos, se recomienda comunicarles a los empleados las razones por las cuales la empresa efectuara el análisis de puestos. Además de comentarles el hecho de que cuanto se obtengan los resultados se darán a conocer y  se les hará llegar una descripción específica de su función. Todo esto para evitar desconciertos y rumores entre empleados, y fomentar su colaboración.

         Otro paso importante consiste en que el analista se familiarice con la organización en sí, y con su entorno externo. Debe conocer: El propósito, la estrategia, la estructura, los insumos (personal, materia prima, procedimientos)  y los productos de la organización (objetos y servicios).  El conocimiento de todos estos factores contribuyen a que el analista diseñe un sistema de información de mucha utilidad.

Cuando el analista posee un grado de conocimiento del entorno, y los empleados comprenden el objetivo de la labor de obtener información, el analista:

         *Identifica los puestos que es necesario analizar

         *Elabora un cuestionario para el análisis del puesto.

         *Obtiene información para el análisis del puesto.

Aplicación de  la información sobre análisis de puestos.

La relación que existe entre  la preparación, recolección y aplicación de  información sobre puestos se ilustra en la figura 1.1.  La realización de las fases de preparación y recolección, permiten que los encargados del departamento de recursos humanos obtengan información esencial acerca de las actividades que se efectúan en la organización. La aplicación inmediata  de esta información la transforma en descripciones de puesto, especificaciones de puesto y estándares de rendimiento. Estos elementos son esenciales del sistema informativo y permite desempeñar las tareas y labores que se describen en la figura 1.1  pág. 95

Descripción de puestos.

Una descripción de puestos es una explicación escrita de las responsabilidades, las condiciones de trabajo y otros aspectos de un puesto determinado. En una organización todas las descripciones de puesto deben tener el mismo formato, pero la forma y el contenido varían de una compañía a otra.

Los elementos básicos de una descripción de puestos son:

u Código: En organizaciones grandes, esto puede indicar, el departamento al que pertenece el trabajador, si esta sindicalizado o no y el número de personas que realizan la misma labor.

u Fecha: Cuando se actualizo la descripción por última vez.

u Identificación de la persona que describió el puesto: Verificar la calidad del desempeño del trabajador y proporcionar retroalimentación a sus analistas.

Resumen del puesto y sus responsabilidades: consiste en una descripción concisa del puesto de trabajo. En ella se especifica que es el puesto, como se lleva a cabo, porque y para qué.

Condiciones de trabajo: describe las circunstancias y las condiciones en que se desempeña la labor.

Aprobaciones: aprobación de las personas que participaron en su elaboración.